Você faz parte do time que acredita que as 24 horas do dia são poucas para dar conta de realizar todas as tarefas pessoais e profissionais? Se a resposta for sim, saiba que não está sozinho, e que isso significa que precisa melhorar a gestão do tempo.

A rotina agitada da atualidade faz com que, frequentemente, as pessoas não cumpram todas as suas atividades, ou ainda, não executam da melhor forma possível. A boa notícia é que isso pode mudar, basta querer e alterar alguns hábitos.

Continue a leitura e saiba mais sobre a gestão de tempo, como fazer da maneira correta e a sua importância!

O que é a gestão do tempo?

É um conjunto de ações e técnicas que visam aprimorar a execução de tarefas pessoais/profissionais, de modo que o prazo, a produtividade e a eficiência sejam mantidas.

A gestão do tempo prioriza o que deve ser feito e indica o período dedicado a cada atividade. Um exemplo prático do dia a dia: se você sai do trabalho às 19h e demora 1h para chegar em casa, mas antes precisa fazer duas paradas. O ideal é fazer uma rota, de modo que otimize o deslocamento e o tempo. 

No trabalho, a gestão de tempo refere-se, por exemplo, a seguinte situação: possui uma demanda que demora cerca de 5 horas para ser entregue e você se compromete em entregá-la em 3 horas – provavelmente o resultado final poderia ter sido melhor e a gestão de tempo não foi assertiva.

Qual a importância da otimização/gestão do tempo?

Saber fazer um bom gerenciamento do tempo, se tornou uma habilidade indispensável. Isso pode indicar menos estresse, mais produtividade, qualidade de vida e ainda gerar menos transtornos para todas as partes envolvidas.

Quem não consegue se organizar e definir o que realmente é prioridade em seu cotidiano terá dificuldades para gerenciar o seu tempo. Por isso, é primordial que se saiba classificar cada atividade. 

Conheça, a seguir, a Tríade do Tempo, um método criado pelo brasileiro Christian Barbosa, que é considerado o maior especialista em produtividade e gerenciamento do tempo no país, e saiba definir as prioridades:

Atividades importantes

São aquelas que trazem resultados e fazem a diferença em sua vida. Geralmente, estão ligadas a quatro campos: físico, mental, emocional e espiritual. Veja alguns exemplos: 

• Físico: praticar exercícios, cuidar da saúde, realizar exames, etc.
• Mental: estudar, ter um hobby, se dedicar a algum projeto, entre outros.
• Emocional: passar mais tempo com quem você ama, sorrir, etc.
• Espiritual: orar, meditar, etc.

Atividades urgentes

São as ações que precisam ser feitas naquele exato momento e que podem gerar estresse ou trazer consequências negativas se não forem resolvidas. Essas demandas, geralmente, chegam de última hora e interrompem as atividades que estavam sendo executadas.

Como evitar? Apesar de não termos o controle dessas situações, existem algumas medidas que minimizam os seus danos e, até mesmo, reduzem a frequência delas.

1 – Planejamento: para que possa organizar o seu dia e saber o que precisa ser cumprido, desta forma, não há motivos para deixar para a última hora e transformar a tarefa em uma urgência. 
2 – Diga não: ao dizer “sim” para tudo, você não estará apenas se prejudicando, mas também a todos aqueles que estão ao seu redor. A comunicação é o melhor caminho neste caso.
3 – Delegue funções: geralmente, outras pessoas também estão envolvidas em determinada demanda, por isso, podem auxiliar. Dividir as tarefas evita que elas se tornem uma urgência e atrapalhem o seu dia.

Atividades circunstanciais

Representam as tarefas que você precisa fazer por causa das circunstâncias. Elas poderiam ser evitadas e acabam desperdiçando o seu tempo. Bons exemplos são as reuniões desnecessárias.